Communication par courriel

L'envoi de courriel remplace très souvent la correspondance écrite, le téléphone et les faces à faces. C'est un moyen de communication simple et rapide, surtout lorsque vous faites affaire avec des employés et des collègues travaillant à l'extérieur du pays. Cependant, il y a toujours un danger que le message ne soit pas clair, que les réponses soient déroutantes, ce qui rend la communication frustrante. Parfois, éliminer la confusion demande beaucoup de temps. Voici des astuces pour que vos courriels soient plus clairs:


Préparation

• Assurez-vous que ce que vous inscrivez comme sujet au haut du courriel corresponde au contenu. Plusieurs sauvegardent leurs courriels pour référence future et il est plus facile de retrouver le bon courriel si le sujet est approprié.
• Assurez-vous d'envoyer une copie conforme aux individus mentionnés dans le courriel ou à tout ceux qui ont besoin de l'information.
• Souvent les destinataires désirent vous téléphoner ou vous télécopier de l'information suite à votre courriel. Il est donc important d'inclure une signature au bas de votre courriel indiquant votre numéro de téléphone, votre numéro de télécopieur, votre numéro de cellulaire et votre site Internet.
• Choisissez une police de caractères agréable à lire, Verdana par exemple.
• N'utilisez pas un arrière-plan qui réduit la clarté de votre message.
• Lorsque vous envoyez un courriel de groupe, les destinataires, dont vous voulez garder l'anonymat, devraient être placés dans la case appropriée de votre fenêtre d'envoi. Ensuite, adressez le courriel à vous même.
• Lorsque vous répondez à un courriel de groupe, ne répondez pas à tout le groupe sauf si l'information est pertinente à tous.
• Vous pouvez inclure au bas de votre courriel une note de confidentialité pour vous protéger si votre courriel est envoyé au mauvais endroit.

Contenu

• Si possible, ne pas gérer les conflits, les problèmes de comportement ou envoyer des commentaires négatifs dans un courriel. La possibilité de malentendus est très grande lorsque le destinataire n'entend pas le ton de votre voix. Aussi, le courriel pourrait se retrouver accidentellement au mauvais endroit.
• Rappelez-vous que lorsque vous pesez sur "envoyer", votre message est entre les mains de quelqu'un d'autre et devient permanent. Relisez votre message pour y assurer la clarté et la précision, surtout lorsque vous envoyez des instructions à suivre.
• Répondez immédiatement à vos courriels, ne serait-ce que pour indiquer que vous avez bien reçu le courriel et que vous répondrez plus tard. Ceci évite à l'expéditeur de se demander si le courriel c'est bien rendu ou non. Ceci vous donne également plus de temps pour formuler votre réponse.
• Certain système limite la grosseur des courriels pouvant être envoyés ou reçus. Il est préférable que votre courriel, incluant les pièces jointes, ne soit pas plus gros que 2 megs. S'il est trop gros, vous pouvez envoyer plus d'un courriel, pdf ou fichier compressé.
• Pour vous protéger contre les virus, ne jamais ouvrir les pièces jointes dont le type de fichier vous est inconnu, même si le courriel provient de quelqu'un que vous connaissez. Les fichiers ayant les extensions suivantes sont moins propices à contenir des virus: .doc, .ppt, .xls, .pdf, .jpg, .gif, .bmp, .tif, .txt, .rtf, .vsd. Les fichiers compressés .zip sont habituellement sécuritaires, mais un virus peut toujours s'y cacher.