Politique de confidentialité

Design Group Staffing ainsi que ses compagnies affiliées (La Banque de Personnel, Allen Professional Search, Placement Group, INTEQNA, Design Group) respectent la vie privée des individus en tout temps. Nous nous engageons à protéger toute information personnelle et nous avons créé une politique de confidentialité pour démontrer notre engagement.

Toute information personnelle est recueillie, utilisée et partagée par Design Group Staffing conformément à cette politique de confidentialité ou conformément à la loi. Dans la mesure du possible, nous tentons également à faire respecter, par nos clients et autres organismes avec qui nous faisons affaire, la politique de confidentialité. Cependant, nous vous avisons que cette politique de confidentialité ne s'applique qu'à Design Group Staffing et que nous ne contrôlons pas les politiques de confidentialité et les pratiques des autres compagnies.

Pourquoi recueillir, utiliser et partager votre information personnelle?

En général, votre information personnelle sera recueillie, utilisée et partagée dans le but de vous trouver un emploi temporaire, permanent ou contractuel chez un des clients de Design Group Staffing.

Pour cette raison, nous devons suivre certaines étapes qui incluent, mais ne se limitent pas aux étapes suivantes:

• Obtenir votre curriculum vitae et vos références (et toute mise à jour)
• Effectuer une entrevue
• Communiquer avec vos anciens employeurs
• Faire la vérification de toutes les informations recueillies par Design Group Staffing ou par une agence indépendante au nom de Design Group Staffing
• Effectuer l'analyse de toutes les informations personnelles recueillies pour évaluer si les emplois disponibles vous conviennent et vice versa
• Partager toute information personnelle (obtenue de votre entrevue, de vos références et d'autres sources) aux clients présents et futurs de Design Group Staffing, et ce, à la discrétion de Design Group Staffing

Nous pouvons aussi utiliser votre information personnelle pour nous aider à améliorer nos services envers nos candidats et nos clients. Ces améliorations peuvent se présenter sous forme de formations, de statistiques ou de collectes de données qui peuvent être partagées avec nos clients.

Design Group Staffing peut également utiliser, de façon responsable, votre information personnelle pour autres usages.

Quelles informations personnelles recueillons-nous?

Dans le but de vous aider et d'aider nos clients de façon efficace et de trouver le meilleur emploi pour vous, nous avons besoin d'information personnelle. Nous obtiendrons certaines informations de vous et d'autres de sources externes.

Pour vous aider, nous avons besoin des informations personnelles suivantes:

• Votre nom, prénom (alias, s'il existe), adresse(s), numéro(s) de téléphone, numéro(s) de télécopieur et courriel(s).
• Votre curriculum vitae (et toute mise à jour)
• Informations sur vos références (incluant nom, prénom et titre de la référence, raison sociale, adresse et numéro de téléphone de la compagnie)
• Une description du type d'emploi qui vous intéresse

Nous prenons pour acquis qu'avant de fournir les informations concernant vos références, vous avez obtenus leurs autorisations. Pour s'assurer que nous respectons la confidentialité de vos références, nous vous demandons de fournir que les informations mentionnées ci haut sous la rubrique "Informations sur vos références" et de vous assurer d'avoir reçu leur autorisation avant de nous donner les informations. Si une référence exige une autorisation écrite, nous vous demanderons de signer un formulaire d'autorisation.

Lorsque vous obtenez, avec notre aide, un poste temporaire ou contractuel, nous avons également besoin des informations suivantes, nécessaires pour la gestion de la paye et des avantages sociaux:

• Information bancaire
• Votre numéro d'assurance sociale
• Votre date de naissance
• Information sur vos déductions d'impôt
• Personne à contacter en cas d'urgence
• Information sur vos bénéficiaires si vous acceptez les avantages sociaux

Lorsque vous utilisez nos services, nous pouvons également vous demandez les informations suivantes:

• Dossier scolaire
• Lettres de référence
• Résultats d'examens spécialisés ou d'examens d'ordre professionnel

Les notes prises durant votre entrevue sont également ajoutées à votre dossier.

De plus, nous pouvons recueillir, soit directement ou à l'aide de services externes, utiliser et partager les informations suivantes:

• Vérification de votre scolarité et de vos compétences professionnelles
• Vérification de votre expérience de travail
• Vérification de dossier criminel (si exigée)
• Examen de dépistage (si exigé)
• Examen d'aptitude
• Information obtenue par référence ou par vérification de vos antécédents

La collecte d'information peut être faite à la demande de Design Group Staffing ou du client. Il est cependant important de mentionner que l'information sera seulement utilisée si nous évaluons que la demande est raisonnable et que le poste ou le placement requiert cette information. Pour ces raisons, nous prenons pour acquis que nous avons votre consentement, ou qu'il est légalement permis, ou que nous avons votre consentement formel. À votre discrétion, vous pouvez refuser de consentir, cependant, cela pourrait limiter les possibilités de placement.

Pourquoi recueillons-nous cette information personnelle, et comment l'utilise-t-on?

Nous utilisons l'information à votre sujet pour différentes raisons:

• Pour comprendre votre niveau de compétence, vos besoins et vos préférences
• Pour trouver les meilleurs possibilités d'emploi
• Pour répondre au besoin de nos clients de connaître les candidats
• Pour vous donner une formation adéquate ou un support en cas de changement de carrière
• Pour évaluer et développer nos techniques pour améliorer nos services envers les candidats et les clients
• Pour compléter votre dossier pour votre rémunération et pour le département des ressources humaines

À l'occasion, nous transmettons votre curriculum vitae à nos clients dans l'éventualité d'une ouverture de poste, même si celui-ci n'est pas encore affiché ou publicisé. Cette méthode nous permet de promouvoir de bons candidats avant que le client fasse une recherche ailleurs.

Nous utilisons également votre information personnelle, incluant votre courriel, pour vous envoyer de l'information non sollicitée au sujet des possibilités d'emploi, des tendances du marché et de l'industrie ainsi que de l'information au sujet de notre compagnie. Cependant, nous ne vendons pas ou ne fournissons pas votre information personnelle à d'autre organisation pour de la sollicitation.

Dans le but de vous trouver le meilleur emploi qui correspond à vos compétences, vos besoins et vos exigences, nous partageons les informations de votre dossier avec tous nos bureaux affiliés à travers le Canada sauf sous avis contraire.

Quand et à qui partageons-nous votre information personnelle?

Votre information personnelle n'est jamais échangée, vendue ou louée à des organisations externes. Votre information est seulement utilisée par Design Group Staffing pour des raisons légitimes ou utilisée pour satisfaire des exigences légales ou de contrôle d'information.

Nous partageons votre information personnelle avec tous nos bureaux affiliés à travers le Canada (présentement situés au Québec, au Manitoba, en Alberta, en Ontario et en Colombie-Britannique). Nous partageons également votre information personnelle avec nos clients lorsque des postes, correspondant à vos compétences, vos besoins et vos exigences, sont disponibles ou que nous croyons que de tels postes s'ouvriront bientôt. En tant que chercheur d'emploi, vous comptez sur nous pour partager votre information personnelle pour que vous et nos clients puissent obtenir le meilleur service de placement possible.

Nous pouvons aussi partager votre information personnelle avec des organismes qui effectuent des examens ou des vérifications de vos antécédents, incluant vos dossiers criminels, scolaires et de conduite. Ces organismes peuvent eux-mêmes effectuer les vérifications ou peuvent être des intermédiaires à qui nous donnons le contrat de vérification. Certaines vérifications sont exigées par nos clients qui s'intéressent à votre candidature et d'autres sont à la demande de Design Group Staffing qui désire posséder toutes les informations pertinentes avant de vous recommander pour un emploi.

Design Group Staffing partagera votre information personnelle en d'autres circonstances, conformément à la loi.

Avez-vous consenti à la collecte, l'usage et le partage de votre information personnelle?

En acceptant nos services et en nous donnant votre information personnelle, votre consentement à la collecte, à l'usage et au partage de votre information personnelle, tel que décrit dans cette politique de confidentialité, est implicite.

Votre consentement est également implicite pour l'usage et le partage de votre information personnelle pour des raisons qui sont raisonnables et parfois nécessaires pour l'usage de nos services.

Même si votre consentement est implicite, nous pouvons vous demander un consentement formel pour contacter vos références, pour recueillir, utiliser et partager les informations que nous avons obtenues de vos références et pour que vos références puissent partager des informations avec nous. En donnant votre consentement, vous cédez vos droits à cette information et vous acceptez la protection de vos références et de Design Group Staffing contre toutes responsabilités légales, financières et autres, de pertes et de dommages découlant de cette information ou de son obtention, son usage ou son partage.

Que faire si vous refusez de consentir?

Le refus de consentement doit toujours être par écrit.

Vous pouvez, en tout temps, retirer tout consentement formel donné précédemment tel que mentionné sur votre formulaire de consentement, et ce, sous forme écrite à Design Group Staffing tel que décrit ci-dessous. Vous aurez alors à compléter un nouveau formulaire de consentement.

Si vous désirez retirer votre consentement donné sur n'importe quel item pour lequel votre consentement était implicite sous les termes de la politique de confidentialité, vous avez la responsabilité de nous en informer par écrit, de façon claire et détaillée pour que nous puissions bien identifier l'item en question. Nous devrons alors évaluer et vous aviser s'il est toujours possible de vous offrir nos services ou s'il est possible de continuer à vous offrir nos services.

Vous devez réaliser que retirer tout consentement peut avoir un effet négatif sur la capacité que Design Group Staffing a à vous servir et à vous trouver un emploi.

Que fait-on des informations recueillies avant l'application de la politique de confidentialité?

Si nous avons recueilli vos informations personnelles et avons entré ces informations dans notre base de données avant l'application de la législation protégeant votre vie privée et vos informations personnelles, ces informations resteront intactes jusqu'à leur élimination ou leur destruction conformément à la politique de confidentialité. Si, entre temps, nous trouvons un emploi qui répond à vos compétences, vos besoins et vos exigences, nous utiliserons votre information pour confirmer que tout concorde et pour vous contacter pour savoir si vous êtes intéressés ou non à l'emploi. À ce moment, nous vous demanderons votre consentement pour recueillir de nouvelles informations, mettre à jour votre dossier et pour utiliser et partager toutes les informations conformément à la politique de confidentialité.

Pour combien de temps gardons-nous les informations et ensuite, que faisons-nous des informations?

Sous avis contraire, nous gardons vos informations personnelles dans nos dossiers. À moins d'indiquer autrement dans le formulaire de consentement, votre consentement est implicite pour l'obtention, l'usage et le partage de vos informations personnelles pour que vous soyez éligibles aux différents placements avec Design Group Staffing et nos clients.

Nous gardons vos informations personnelles pour 10 ans à partir du jour où vous nous avez donné votre information, incluant votre curriculum vitae, ou pour 10 ans à partir du jour où vous avez consenti à l'obtention, l'usage et le partage de votre information ou pour 10 ans à partir de la date où nous vous avons placé chez un de nos clients sur une base permanente ou pour 10 ans à partir de la date de votre dernier emploi obtenu par nos services, prenant celui dont la date est la plus éloignée. À la fin des 10 ans, toutes vos informations personnelles seront effacées de nos systèmes et toutes copies sur papier seront déchiquetées et jetées. Si vous voulez que nous cessions la collecte, l'usage et le partage de votre information et que vous voulez les documents détruits avant la période de 10 ans, vous avez la responsabilité de nous en aviser par écrit et il nous fera plaisir, après avoir vérifié les obligations légales et les règles d'imposition, de répondre à votre demande le plus rapidement possible.

Quelle est la politique face à la confidentialité et la sécurité sur votre site Internet?

Design Group Staffing héberge plusieurs sites sur Internet.

Nous recueillons des informations spécifiques des usagers à savoir quelles pages ils ont visités ainsi que des informations données volontairement par le biais d'un sondage ou d'un site d'enregistrement. Les informations recueillies sur nos sites sont utilisées pour améliorer nos sites et sont ensuite détruites. Nous ne partageons pas les informations recueillies de nos sites avec d'autre organisation pour des raisons commerciales.

Nos sites peuvent contenir des cookies pour garder un suivi des activités ainsi que pour vous donner des informations spécifiques à vos intérêts, pour sauvegarder votre mot de passe et pour sauvegarder toute autre information personnelle pour vous évitez à les entrer à chaque visite. Vous pouvez désactiver les cookies mais cela vous limitera lorsque vous accèderez à nos sites. En accédant et en utilisant nos sites sans désactiver les cookies, vous consentez à la collecte, à l'usage et au partage de votre information.

Nos sites peuvent contenir des hyperliens à des sites Internet externes contrôlés par d'autres. Nous ne sommes pas responsable et nous n'endossons pas le contenu ou l'usage de ces autres sites. Plus particulièrement, nous ne vérifions pas et nous ne contrôlons pas les politiques de confidentialité de ces autres sites et nous ne sommes donc pas responsable de la protection de l'information ou de la confidentialité de tout individu accédant ces autres sites.

Nous utilisons les outils d'encryptage standards de l'industrie lors de la réception et du transfert des données entre nos sites.

Comment assurons-nous la sécurité de votre information personnelle?

Notre personnel applique les politiques et les procédures que nous avons instaurées pour assurer la sécurité de votre information personnelle, qu'elle soit sur papier ou sous format électronique. Nous utilisons toujours les technologies d'encryptage standards lors de la réception et des envois électroniques. De plus, nous offrons régulièrement une formation à nos employés sur l'importance de la sécurité et de la confidentialité ce qui accroît la protection de votre information personnelle manipulée par Design Group Staffing.

Nous exigeons également que les organisations externes, avec lesquelles nous transigeons, appliquent aussi des politiques et procédures protégeant l'information personnelle obtenue conformément à cette politique de confidentialité. Prenez note que Design Group Staffing n'effectue pas de vérification exhaustive des politiques de confidentialité utilisées par les organisations externes et ne fait pas le suivi de leurs implémentations. Cependant, Design Group Staffing fait de son mieux pour assurer des standards respectables au sein de ces organisations et est toujours prêt à répondre à vos questions à ce sujet.

Que fait-on des résultats des sondages effectués par Design Group Staffing?

Périodiquement, Design Group Staffing vous demande de compléter, sur une base volontaire, un sondage. Vous n'êtes pas dans l'obligation de le compléter mais, si vous choisissez de le faire, vous pouvez répondre en toute confidentialité. Les questions du sondage se présentent sous forme de choix multiples ou de questions à développement ou une combinaison des deux. Les résultats sont alors utilisés à l'interne pour suivre le déroulement des opérations, évaluer nos succès ou nos échecs, modifier nos procédures pour les rendre plus efficaces, etc.

En répondant à un de nos sondages, vous consentez à la collecte, l'usage et le partage de vos réponses incluant toute information personnelle divulguée lors du sondage.

Comment pouvez-vous accéder à votre information personnelle et vérifier son exactitude?

Design Group Staffing fait confiance en l'information fournie par vous et par d'autres sources tel les références, les vérificateurs de dossiers scolaires ou autre. Vous pouvez, en tout temps, faire une demande écrite pour accéder à votre information personnelle qui est en notre possession et sous notre contrôle. Au paiement des frais administratifs, nous vous remettrons une copie des informations contenues dans votre dossier conformément à la loi.

Design Group Staffing s'efforce à maintenir à jour votre dossier, mais ceci ne peut pas être accompli sans votre aide. Pour ce, nous vous demandons de nous fournir les informations les plus récentes et de nous mettre au courant de tout changement. Écrivez nous à l'adresse mentionnée ci-dessous pour nous aviser si des informations dans votre dossier sont incomplètes, erronées ou désuets et il nous fera plaisir d'effectuer les changements nécessaires.

Où pouvez-vous obtenir plus d'information?

Design Group Staffing accepte toute responsabilité pour la gestion et la confidentialité de l'information personnelle qu'elle recueille. Pour toute question, commentaire ou inquiétude au sujet de notre politique de confidentialité, ou si vous sentez que Design Group Staffing ne suit pas sa politique de confidentialité, ou pour donner vos suggestions, veuillez contacter:

Bureau de politique de confidentialité/Privacy Office
Design Group Staffing Inc.
2380, 10155 - 102 Street
Edmonton, AB T5J 4G8
Phone: (780) 428-1505
Fax: (780) 428-7095

Pour déposer une plainte ou pour une demande de renseignements au sujet des lois de confidentialité en général, veuillez contacter:

Office of the Information and
Privacy Commissioner of Alberta
410, 9925 - 109 Street
Edmonton, AB T5K 2J8
Phone: (780) 422-6860
Toll-free in Alberta:(888)878-4044
Fax: (780) 422-5682

Office of the Information and
Privacy Commissioner for British Columbia
4-1675 Douglas Street
Victoria, B.C. V8V 1X4
Phone: (250) 387-5629
Toll-free in B.C.: (800) 663-7867
Fax: (250) 387-1696

Commissariat à la protection de la vie privée
112 Kent Street
Ottawa, ON K1A 1H3
Phone: (613) 995-8210
Toll-free: (800) 282-1376
Fax: (613) 947-6850